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Provide Support dans les services publics

Améliorez votre image publique avec le support en direct

Que vous représentiez le bureau des permis de conduire, le service des dossiers du département, le bureau du maire, ou n'importe quel autre service public, l'aide en direct sur votre site Web est quelque chose qui peut considérablement améliorer la façon dont le public perçoit votre organisme.

Le chat pour site Web permet à votre personnel d'interagir professionnellement avec le public et la communauté des entreprises. Il humanise votre site Web tout en améliorant l'accessibilité. C'est l'outil de relation clientèle qui peut profiter à tous les services du gouvernement.

Beaucoup de services gouvernementaux ont des sites Web, où les formulaires électroniques sont utilisés pour aider au traitement des documents. Si les personnes ont besoin d'aide avec ces formulaires, ils ne peuvent obtenir de l'aide, sans envoyer des emails ou se déconnecter de la session pour utiliser leur ligne téléphonique afin d'appeler le bureau. Provide Support permet au personnel administratif d'aider ces personnes en ligne, afin que les formulaires soient correctement remplis et rapidement traités.

Le chat en direct Provide Support est très facile à utiliser. Lorsque le visiteur du site Web a besoin d'aide ou lorsqu'il sollicite des informations, il clique sur un bouton d'assistance en direct sur le site Web pour ouvrir une fenêtre de message privé. Le visiteur remplit les champs d'information prédéfinis, ajoute une question, puis clique sur le bouton « Démarrer le chat ». Le membre du personnel administratif (ou opérateur) reçoit la demande de chat, examine les informations, et décide de l'accepter ou non. Si la demande est acceptée, l'opérateur et le visiteur du site communiquent entre eux via la messagerie texte en temps réel.

Le personnel administratif peut également transférer des chats à d'autres départements qui seront mieux à même de répondre à des questions spécifiques. D'autres membres du personnel peuvent être invités à participer à un chat. Toutes les chats entre l'opérateur et le visiteur sont réalisés dans une fenêtre privée, et ne sont pas visibles par les autres visiteurs du site Web.

Le chat en direct augmente le flux d'informations entre votre département et le visiteur du site ; toutes les informations qui peuvent être communiquées par téléphone peuvent être données plus rapidement lors d'une session de chat en direct. Par exemple, le personnel administratif peut envoyer les visiteurs du site Web sur des pages contenant des indications routières pour se rendre dans les bureaux locaux. Contrairement aux appels téléphoniques, les visiteurs peuvent facilement voir des pages avec des informations juridiques et des graphiques complexes sous la forme de diagrammes et de tableaux.

Le chat en direct Provide Support peut améliorer vos résultats avec des opérations plus efficaces et de meilleures relations publiques. Il permet au personnel de service public de mieux aider le public, tout en améliorant l'image et en réduisant les coûts. Le chat en direct pour site Web souligne la notion de « service » dans les organismes de service public.

Avantages clés de l'utilisation de Provide Support dans les organismes gouvernementaux

  • Multitâche opérateur amélioré
    Un opérateur peut aider plusieurs visiteurs en ligne au même moment, ce qui réduit le temps d'attente des clients.
  • Communication entre les agences améliorée
    Provide Support facilite les chats entre opérateurs et entre départements pour une aide supplémentaire.
  • Echange efficace d'informations
    Dirigez les navigateurs de vos visiteurs vers d'autres pages avec des informations spécifiques, ou vers les pages d'accueil d'autres départements.
  • Chats sécurisés
    Menez des sessions de chat live contenant des informations sensibles à travers une connexion sécurisée utilisant un cryptage de norme industrielle.

Commodité pour les visiteurs du site et les administrateurs

Provide Support permet aux visiteurs du site Web de vérifier l'état des demandes, et d'obtenir des réponses immédiates à leurs questions. Les administrateurs peuvent également aider les visiteurs, en les envoyant vers des pages d'information ou des formulaires en ligne.

Les réponses standardisées permettent de gagner du temps en apportant des réponses immédiates aux questions courantes. Répondre à de telles questions dans une session de chat est beaucoup plus rapide que de laisser le personnel prendre les appels téléphoniques les uns après les autres, pour répondre aux mêmes questions et transférer les appels.

Confidentialité assurée

Chaque discussion a lieu dans un salon privé, que seuls l'opérateur et le visiteur peuvent voir. Les chats contenant des informations sensibles peuvent se dérouler via des connexions sécurisées utilisant le cryptage de norme industrielle de la Fourniture d'assistance. Vous pouvez placer votre bouton de chat sur les pages web sécurisées et protégées par un mot de passe.

Contrôle qualité

Les retranscriptions de toutes les sessions de chat peuvent être automatiquement envoyées à une adresse email. Les informations de ces sessions de chat peuvent être utilisées à des fins de contrôle qualité, de formation de nouvelles équipes, et pour décider quelles informations doivent être ajoutées au site Web. Toutes les retranscriptions du chat sont horodatés à des fins de vérification.

Personnalisez l'expérience du chat pour chaque département

Chaque département peut personnaliser l'apparence de sa fenêtre de chat avec un arrière-plan individuel. Par exemple, l'écran et la fenêtre d'invitation au chat du service des archives peut avoir la photo d'une bibliothèque en arrière-plan. La fenêtre de chat peut être personnalisée pour afficher le logo et les couleurs du département, etc. Les messages de bienvenue et système peuvent également être modifiés. Les administrateurs peuvent mettre leur adresse email individuelle dans le système, afin de permettre aux visiteurs de leur envoyer un email s'ils ne sont pas disponibles pour l'aide en ligne.


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